亀田行政書士事務所では、個人情報保護に関する法令遵守の重要性を日々お客様にお伝えしております。2022年4月の個人情報保護法の改正により、企業規模を問わず、すべての事業者が個人情報保護法の対象となりました。これにより、従業員数が少ない小規模事業者や個人事業主であっても、個人情報の取得・管理・利用に関して、法令遵守が必須となっています。
ここでは、企業規模に関係なく、個人情報を適切に取り扱うためのポイントを具体的な例とともに解説いたします。
1. 個人情報保護法の基本と企業規模
個人情報保護法は、事業者が個人情報を適切に取り扱うための基準を設けています。2022年4月の改正により、すべての事業者が同法の対象となり、企業規模にかかわらず、個人情報の管理が義務化されました。企業の規模により、管理の体制や対応のレベルには多少の違いがあるものの、基本的な注意点は共通です。
企業規模と対応の違い
• 大企業：上場企業や大手ECサイトなど、多くの個人情報を扱う企業では、情報管理部門がデータの保護を専任で行い、アクセス権限の制限やシステム監査などを通じて安全性を確保します。
• 中小企業・個人事業主：規模が小さい事業者であっても、利用目的を特定し、適切な管理方法を確立する必要があります。例えば、顧客情報を紙で管理する場合、鍵のかかる場所に保管し、不要な情報は確実に廃棄するなど、適切な管理が求められます。
2. 個人情報を取得する際の注意点
（1）利用目的の明確化と通知
個人情報を取得する際には、利用目的をできる限り明確にし、本人に伝えることが必要です。たとえば、サービス案内や問い合わせフォームで個人情報を取得する場合、「サービスに関するご案内のため」と具体的な目的を伝えることで、顧客との信頼関係を築くことができます。
（2）適法かつ公正な手段での取得
個人情報は、違法または不正な手段で取得してはなりません。インターネット上で公開されている情報でも、同意なしに利用するのは避け、必要に応じて本人から正式な同意を得ることが重要です。
（3）必要最小限の情報収集
取得する個人情報は、業務に必要な範囲に限定します。たとえば、問い合わせ対応のために名前と連絡先があれば十分であれば、住所や生年月日などの過剰な情報は取得しないようにしましょう。
（4）適切な管理と安全対策
取得した個人情報は、紛失や漏洩を防ぐための対策を講じる必要があります。大規模な企業ではデータの暗号化やアクセス制限が導入されている一方で、中小規模の事業者でもクラウドサービスの利用や紙資料の廃棄において細心の注意を払うことが大切です。
3. 信用取引を行う場合の個人情報取得の注意点
信用取引（取引先に対する与信取引）において、取引先の信用情報を収集する際も、個人情報保護法に基づく対応が求められます。信用情報は重要な個人情報の一部であるため、以下の手順を守りましょう。
信用取引時の具体例
1. 事前の同意取得：取引先に対して信用情報の取得について同意を得る必要があります。信用情報を確認する理由や範囲を伝え、同意を文書で取得することが重要です。
2. 適切な管理：取得した信用情報は、社内でアクセスを制限し、機密性を保つ体制が求められます。取引終了後には、不必要な情報を確実に破棄することがリスク管理の一環として推奨されます。
まとめ
今回の法改正を踏まえ、企業規模にかかわらず、すべての事業者が個人情報保護の責任を負うこととなりました。取得時には利用目的を明確に伝え、最低限の情報だけを収集、そして適切な管理体制を徹底することで、事業者としての信頼性を向上させることができます。また、信用取引においても、同意取得と安全管理を徹底し、適切な情報管理を心がけましょう。
亀田行政書士事務所では、法令遵守の観点から、個人情報保護に関するご相談を承っております。事業者の皆様が信頼できる個人情報管理を行うためのお手伝いをいたしますので、お気軽にご相談ください。
