会社設立において、定款の作成と公証人の認証は重要な手続きの一部です。従来は紙の定款が主流でしたが、近年では電子定款も認められ、印紙税を節約できるというメリットがあります。今回は、電子定款の作成方法と注意点についてわかりやすく解説します。
電子定款とは？
電子定款とは、紙ではなくPDF形式の電子文書で作成された定款のことです。これに電子署名を施し、公証人にオンラインで認証を依頼します。紙の定款では、4万円の印紙税が必要ですが、電子定款ではこの印紙代が不要になります。しかし、電子定款作成には専用機材や手続きが必要で、これを一から準備する場合、初期費用がかかることがあるため、すべての事業者にとって必ずしもコスト削減につながるわけではありません。
電子定款作成に必要な機材・ソフト
電子定款を作成するためには、以下の機材やソフトが必要です。
1. PDF変換ソフト
電子定款は、Wordや他の文書作成ソフトで定款の文書を作成し、PDFに変換する必要があります。多くの無料ソフトやオンラインサービスでPDF変換が可能です。Word自体にも「PDFとして保存」機能があるため、Adobe Acrobatを必ずしも購入する必要はありません。
2. オンライン申請システムの利用者登録
電子定款の認証には、法務省が提供している「登記・供託オンライン申請システム」を利用します。事前にこのシステムの利用者登録を行い、申請用総合ソフトをインストールしておく必要があります。
3. 電子証明書の取得
電子定款の作成には、電子署名を行うための「電子証明書」が必要です。この電子証明書は、通常、マイナンバーカードに標準で組み込まれており、カードが発行される際に「電子証明書の発行を希望しない」にチェックを入れない限り、自動的に発行されます。特別な手続きをする必要はなく、多くの人がこの電子証明書をすでに所持しているため、特にこだわる必要はありません。
4. マイナンバーカードの取得
電子証明書の利用には、マイナンバーカードが必須です。マイナンバーカードは、市区町村の役所で申請し、交付までに1か月ほどかかることがありますので、早めに申請を行うことが重要です。
5. ICカードリーダライタの取得
マイナンバーカードに格納されている電子証明書を読み取るために、ICカードリーダライタが必要です。価格は約5,000円程度で、公的個人認証サービスに対応した機種が必要です。最近では、スマートフォンを使ってカードリーダライタの代わりに利用することも可能です。
電子定款作成の手順
電子定款を作成する手順は以下の通りです。
1. 定款の作成（Word形式）
まず、Wordなどを使って定款の内容を作成します。日本公証人連合会のウェブサイトには、定款の記載例があり、これを参考にして作成することができます。誤りがないか、事前に公証役場で確認してもらうと安心です。
2. PDF形式への変換
作成した定款はPDF形式に変換します。Microsoft Wordやその他の文書作成ソフトに備わっている「PDFとして保存」機能や、無料のPDF変換ソフトを使うことで、簡単にPDFに変換できます。
3. 電子署名の付与
PDF化した定款に電子署名を行います。事前に法務省の「登記・供託オンライン申請システム」から「PDF署名プラグインソフト」をインストールし、ICカードリーダライタを使って電子署名を付与します。署名時には、マイナンバーカードの電子証明書のパスワードが必要です。
電子定款の認証手続き
作成した電子定款は、公証人の認証を受けなければなりません。以下が認証手続きの流れです。
1. 署名済み電子定款の送信
「登記・供託オンライン申請システム」を使って、署名済みの電子定款を公証人に送信します。申請書に必要な情報を入力し、PDF化した電子定款を添付して送信します。
2. 認証済みの電子定款の受け取り
認証が完了した電子定款は、公証役場に直接出向いて受け取る場合と、郵送で受け取る場合があり、経験則ではございますが、直接出向いて受け取った方が所要時間が短いように思えます。必要な持ち物（郵送の場合同封すべきもの）は以下の通りです：
- 電子定款を保存した媒体（CD-R、USBメモリなど）
- 印鑑証明書
- 委任状（必要な場合）
- 身分証明書（マイナンバーカードや運転免許証）
- 印鑑
まとめ
電子定款は、紙の定款に比べて印紙代が不要で費用を抑えられるメリットがありますが、専用の機材やソフト、手続きが必要です。初めての方にとっては、専門知識や手間がかかるため、行政書士などの専門家に依頼する方が、時間や労力の節約になると思います。
亀田行政書士事務所の問い合わせページへ
