✅ はじめに
建設業許可を維持するためには、役員や相談役、顧問、株主などに関する正確な届出が欠かせません。特に東京都では、平成26年の改正により役員等の一覧表への記載対象が拡大され、顧問や相談役、株主等の管理も厳格に行われています。
今回は「役員・相談役・顧問・株主編」として、実務で特に多い疑問点をQ&A形式で詳しく解説します。誤った届出は重大な行政処分の原因にもなりますので、ぜひご一読ください。
💬 Q&A｜役員・相談役・顧問・株主等に関するポイント
Q1. 役員等の一覧表に顧問や相談役の記載をせずに申請し、後日発覚した場合、どのような処分が下されますか？
A.
役員等の一覧表に記載すべき人物を記載しないまま申請を行い、後日判明した場合には、その人物が欠格要件に該当するか否かにかかわらず、虚偽申請とみなされ、許可の取り消し処分の対象となります。
欠格要件に該当する場合はもちろんのこと、該当しない場合でも取り消される可能性がありますので、必ず正確に記載してください。
Q2. 「その他、いかなる名称を有するものであるかを問わず法人に対して業務を執行する社員、取締役…」とありますが、顧問・相談役以外にはどのような役職が対象となりますか？
A.
具体的には、会長、支配人、支店長などが考えられます。
要は、法人に対して業務執行の権限を持ち、またはこれに準ずる支配力を有すると認められる場合は、役員等の一覧表に記載が必要です。
支配力の有無については申請者自身の判断になりますが、記載漏れがあれば虚偽申請となる可能性があるため、慎重に確認してください。
Q3. 許可更新の際、定時株主総会で選任された役員の登記事項が反映されていない場合、申請は受理されないのでしょうか？
A.
商業登記法では、定時株主総会後2週間以内に登記申請を行えばよいとされ、また登記完了には1～2週間を要します。
一方、建設業許可では最新の登記事項証明書が必要ですが、更新申請の際に株主総会での選任内容が反映されていない場合でも、登記懈怠を理由に一律不受理とはなりません。
許可の有効期限が迫っている場合には、登記内容が確認できる株主総会議事録や取締役会議事録等を提出すれば、申請の受理が可能です。
ただし、その後必ず登記を完了し、最新の証明書の提出を求められる場合がありますので、速やかな対応が必要です。
Q4. 取締役が顧問へ就任したり、顧問が5%以上の株主のみになった場合、変更届の提出は必要ですか？
A.
必要です。変更があった日から30日以内に、変更届出書（様式第22号の2）および役員等の一覧表（別紙1）を提出してください。
顧問が5%以上の株主のみになった場合についても、役職変更の届け出が必要です。ただし、元々顧問で、かつ株主等である場合には新たな届出は不要です。
また、取締役が顧問に就任した場合には、登記事項証明書の添付が求められますので注意してください。
Q5. 未成年者が5%以上の株主になった場合、法定代理人の確認資料はどのように準備すればよいですか？
A.
令和2年10月1日以降、法定代理人に関する確認書類は簡素化されています。
従来は法定代理人の調書（様式第12号、押印必要）、登記されていないことの証明書、身分証明書の3点が必要でしたが、現在は「法定代理人の調書（様式第12号、押印不要）」のみ提出すればよいことになっています。
Q6. 通常の監査業務のみを行う監査役について、届出は必要ですか？
A.
必要ありません。
通常の監査業務のみを行う監査役は、役員等の一覧表に記載する必要はなく、届出も不要です。
ただし、監査役が業務執行権限を持つ場合や、実質的な支配力を有すると判断される場合には届出が必要となる場合があります。
Q7. 執行猶予中の役員がいますが、許可の取得は可能でしょうか？
A.
執行猶予中の役員は「刑に処された者」に該当し、建設業許可の欠格要件に抵触するため、許可を取得することはできません。
しかし、執行猶予期間が満了すれば、直ちに欠格要件から外れるため、その後は建設業許可を申請することが可能です。
なお、執行猶予終了後にさらに5年間の制限期間が課されるような規定はありません。
✅ まとめ
役員や相談役、顧問、株主等に関する届出は、建設業許可の維持に直結する重要事項です。特に申請書類に虚偽が含まれると、重大な処分を受けるリスクがあります。
申請前に必ず役員構成や支配関係を見直し、正確な届出を徹底しましょう。
🔜 次回予告
次回は「【第11回】常勤役員等編」をお届けします。常勤役員等の要件、証明書類、注意点などについて詳しく解説する予定です。
東京都北区 亀田行政書士事務所
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